الأخطاء العشرة الأكثر شهرة التي يجب تجنبها عند إرسال البريد الإلكتروني


أكثر من 205 مليار رسالة بريد إلكتروني ترسل في جميع أنحاء العالم كل يوم، إذا كنت أي شيء مثلنا، ربما كنت قد أضعت ثلث يومك فقط في فرز وتصنيف الموضوعات، مع كل هذه الأوراق الرقمية وزنها أنت إلى أسفل، حتى أكثرنا كفاءة قد وقع فريسة للسهو عند كتابة البريد الإلكتروني، في حين أن الكثير من هذه يمكن أن تكون ضئيلة جدا، وأحيانا البريد الإلكتروني السيء يمكن أن يؤثر على عملك وتشويه السمعة المهنية الدائمة.  لهذا السبب عليك  الاحتفاظ بهذه القائمة من "أسوأ أخطاء البريد الإلكتروني" قبل الضغط على زر الإرسال.



1.    المستقبل الخاطئ للبريد الإلكتروني

لا أحد يحب فضيحة البريد الإلكتروني، حتى قبل أن ترسل هذه الرسائل  افحص حقل المستلم/المستقبل/المتلقي، حيث أنه فقط يستغرق جزء من الثانية لعقلك أن يزل ويخطئ كما كنت تكتب في عنوان البريد الإلكتروني للعميل الخطأ. 

2.    نسيان ارفاق المرفقات

وهذه مشهورة جداً، يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني واسع النطاق إلى العميل الخاص بك، لتدرك أنك نسيت أن ترفق الجزء الأكثر أهمية. تزداد الأمور سوءا عندما يستجيب العميل الخاص بك حتى قبل أن تدرك أنه ليس هناك مرفقات، تجنب هذا الخطأ المحرج من خلال إضافة المرفقات دائماً قبل كتابة هيئة البريد الإلكتروني الخاص بك. 

3.    التصميم الفاشل لمحتوى الإيميل

تأكد دائماً بأنك تعرض المحتوى بطريقة مناسبة ومريحة للقارىء بحيث لا يتشتت انتباهه عند قراءته للمحتوى، حيث أن عدم الترتيب والتنسيق يؤدي إلى عدم الفهم الصحيح واستيعاب مضمون الإيميل من قبل المستقبل، وهذا الأمر قد يؤثر سلباً على أعمالك.

4.    ضعف عنوان/موضوع البريد الإلكتروني 

عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك هو الرسالة الأولى التي يراها القراء. وباختصار، فإنه يقول لهم ما يمكن توقعه عند فتح الرسالة، سطر الموضوع الخاص بك هو العنصر الأكثر أهمية في حملة التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك.

5.    إهمال التأدب والعاطفة في محتوى البريد الإلكتروني

يمكن إرسال بريد الكتروني غاضب يكون سيئا، إذا كنت تشعر بالحاجة للحصول على العاطفية مع الشخص الخطأ، والبقاء بعيدا عن لوحة المفاتيح. هناك طرق لا حصر لها ليكون مهذبا بدلا من ذلك. وهذه هي الأساسيات:

  • دائماً أشكر مؤلف رسالة البريد الإلكتروني التي تلقيتها- حتى أكثر من ذلك.
  • حافظ على هدوء أعصابك، حتى إذا كنت في حاجة للرد على مسألة أخرى في أواخر الليل. 


6.    الفشل في مراجعة البريد الإلكتروني

لا حاجة لقضاء الأيام ف مراجعة كل بريد إلكتروني، ولكنه يستغرق فقط دقيقة واحدة للكشف عن الأخطاء الإملائية المحرجة، إذا كان البريد الإلكتروني الذي تكتبه له أهمية خاصة، خذ الوقت الكافي لقراءته، وبعد ذلك اطلب من شخص آخر أن يقرأه.

7.    إرسال النسخ إلى الأشخاص الخطأ.

يشير الاختصار "Cc" للأشخاص الذين يجب أن يكونوا على علم بسبب علاقتهم بالمناقشة، ولكن مع عدم توقع رد. حقل وخانة "Bcc" (نسخة كربونية صماء) هي في حد ذاتها محفوظة للأشخاص الذين يتلقونالبريد الإلكتروني الخاص بك، ولكن من دون معرفة المستفيد الرئيسي.

8.    نسيان حفظ البريد الإلكتروني.

لقد قمت بكتابة بريد إلكتروني طويل وأكثر من 25 كوب من القهوة وساعات عمل، وفجأة يذهب كل ما كتبته بنقرة زر خاطئة على لوحة المفاتيح، عندها لا تلقي اللوم على المتصفح أو تكسر شاشة حاسوبك، من الممكن تجنب هذا الوضع من خلال توفير رسائلك بشكل منتظم. 

9.    نسيان كتابة التوقيع في نهاية رسالة البريد الإلكتروني.

إذا لم تقم بتوقيع بريدك الإلكتروني، يمكن أن يكون للمستلمين صعوبة في العثور على المرسل. أنه من السهل جدا لاقامة التوقيع الإلكتروني ليتم إضافتها تلقائيا إلى نهاية كل من رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك، حيث يمكنك الدخول إلى الإعدادات وتخصيص توقيع خاص من خلال إضافة معلومات عديدة مثل الإسم، المسمى الوظيفي، التلفون، الفاكس، العنوان وغيرها.

10.    إرسال البريد الإلكتروني في الوقت الغير المناسب

كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في منتصف الليل هو دائما فكرة سيئة، وسوف تكون أكثر عرضة لارتكاب أي من الأخطاء 9 المشار إليها أعلاه.